Rechnung schreiben als Fotograf: Pflichtangaben, Nutzungsrechte und E-Rechnung 2026

Der Job ist im Kasten. Die Fotos liegen beim Kunden, die Files sind gesichert, die Bestätigungsmail kam zurück mit zwei Smileys und einem Daumen hoch (Yes!!). Jetzt fehlt nur noch die Rechnung, damit das Geld auch endlich kommt.

Eine Rechnung zu schreiben klingt nach fünf Minuten Word, Logo und IBAN. Für ein Bewerbungsfoto an eine Privatperson ist es das auch. Aber sobald Werbe-, Editorial- oder Industriejobs ins Spiel kommen, wird aus dem letzten Schritt im Auftrag die wichtigste Verhandlung des ganzen Projekts. Nur dass sie still und einsam am Schreibtisch stattfindet.

Wie sind die Nutzungsrechte formuliert, damit der Kunde die Bilder dort verwenden darf, wo er sie braucht, und du in zwei Jahren nicht das Nachsehen hast? Wann gilt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent, wann die regulären neunzehn? Reicht das PDF noch, das du seit zehn Jahren rausschickst, oder erwartet der Auftraggeber inzwischen ein maschinenlesbares Format, weil er sonst gar nicht erst zahlt?

Dieser Artikel bringt alles auf eine Seite. Mit den Regeln, die 2026 gelten, und zwei vollständigen Beispielrechnungen (einmal B2B-Werbung, einmal Hochzeit).

Pflichtangaben: Der Sockel, ohne den nichts geht

Im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) ist genau geregelt, was eine Rechnung enthalten muss, damit sie eine Rechnung ist. Eine Vollrechnung (so heißt die Standardrechnung über mehr als 250 € brutto) muss neun Angaben enthalten. Für kleinere Beträge gibt es die Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Regeln, dazu weiter unten.

Fehlt nur eine einzige Pflichtangabe, kann dein B2B-Kunde die Vorsteuer nicht ziehen. Du bekommst dann irgendwann eine Korrekturanfrage, oder im schlimmeren Fall wirft das Finanzamt deine Rechnung bei einer Prüfung raus, samt Nachzahlungs-Bescheid.

Diese neun Angaben gehören auf jede Vollrechnung:

Kurz zu GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Klingt sperriger als es ist: GoBD sind die Regeln, die das Finanzamt an deine digitale Buchhaltung anlegt. Wichtig für die Rechnung ist vor allem, dass deine Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos sein müssen und dass eine einmal versandte Rechnung nicht nachträglich verändert werden darf.

Sonderfall Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto). Hier reichen vereinfachte Angaben: dein Name und deine Anschrift, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung). Rechnungsnummer, Steuernummer und Empfängerangaben darfst du weglassen, musst du aber nicht. In der Praxis schreibst du sie sowieso rein.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag schreibst du:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die Grenzen wurden zum 1.1.2025 deutlich angehoben: 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr, jeweils netto (vorher 22.000/50.000, brutto). Achtung: Die 100.000-Euro-Grenze ist seit 2025 eine harte Grenze. Sobald du sie im laufenden Jahr überschreitest, bist du ab genau diesem Umsatz regelbesteuert. Kein unterjähriger Schutz, kein Sanftmodus, kein „wir gucken Ende des Jahres mal". Mehr Details im Artikel zur Kleinunternehmerregelung für Kreative 2026.

7 oder 19 Prozent: Das Schwerpunktprinzip, das fast keiner kennt

Wenn dir jemand erzählt, du müsstest auf der Rechnung 19 % aufs Honorar und 7 % auf die Nutzungsrechte splitten, hat dir jemand eine Branchen-Halbwahrheit weitergereicht. Das Bundesfinanzministerium sieht das anders, und das hat Folgen.

Was das BMF wirklich anwendet. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass UStAE Abschn. 12.7 Abs. 1 Satz 5 ist eindeutig: „Ist eine nicht begünstigte Lieferung anzunehmen, ändert eine Aufsplittung des Rechnungsbetrags in Honorar und Lieferung daran nichts." Heißt im Klartext: Du kannst nicht „Honorar 19 % + Nutzungsrechte 7 %" auf eine Rechnung schreiben und hoffen, dass das durchgeht. Geht es nicht. Eine einheitliche Leistung bekommt einen einheitlichen Steuersatz auf die gesamte Rechnung.

Was stattdessen gilt: das Schwerpunktprinzip. Bei einer einheitlichen Leistung richtet sich der Steuersatz nach dem, was im Vordergrund steht. Ist die Rechte-Übertragung der Schwerpunkt, gelten 7 % auf alles. Ist die fotografische Dienstleistung oder die Produkt-Lieferung der Schwerpunkt, gelten 19 % auf alles.

Wann 7 % auf die ganze Rechnung gelten:

• Werbefotograf an Werbeagentur, Editorial-Fotograf an Verlag, Fotojournalist an Zeitung
• Lizenz-Verkauf aus Archiv (Stock-Charakter, Bild existiert bereits, Kunde kauft das Recht)
• UStAE 12.7 Abs. 18 nennt explizit: „Bildjournalisten (Bildberichterstatter), Bildagenturen, Kameramänner und Foto-Designer."

Wann 19 % auf die ganze Rechnung gelten:

• Hochzeit, Portrait, Familie, Pass- und Bewerbungsfotos: Produkt- oder Dienstleistungs-Charakter dominiert
• Reine Fotostudio-Lieferung mit Abzügen, USB-Stick, Print-Produkten
• Belegt durch BMF Schleswig-Holstein (Kurzinfo USt Nr. 4/2013, 14.6.2013) und FG Münster (5 K 268/20, 25.2.2021)

Die Grauzone. Bei B2B-Auftragsproduktion (Produkt-Shoot für Onlineshop, Corporate-Fotografie, Werbe-Kampagnen-Bilder für Markenkunden) wird es regional unterschiedlich gehandhabt. Manche Finanzämter akzeptieren 7 % bei klarem Rechte-Schwerpunkt, andere bestehen auf 19 %. Wer hier Klarheit will, beantragt eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt. Bis 10.000 Euro steuerliche Auswirkung gebührenfrei, darüber richtet sich die Gebühr nach dem Wert der Auskunft. Für typische Foto-Fälle liegt sie meist im niedrigen dreistelligen Bereich.

Übersteuerung ist kein Fehler. Wenn du im Zweifel 19 % ansetzt, obwohl 7 % möglich gewesen wären, geht das durch. Untersteuerung (7 % statt 19 %) ist Steuerverkürzung und wird teuer. Faustregel: 7 % nur, wenn du den Schwerpunkt sauber aus dem Vertrag belegen kannst.

Was das für deine Rechnung bedeutet. Wenn du 7 % ansetzt, weist du einen Steuersatz auf die gesamte Rechnung aus. Du kannst Honorar und Nutzungsrechte als getrennte Positionen führen, das macht es für den Kunden transparenter und stützt deine Schwerpunkt-Argumentation. Sie laufen aber unter dem gleichen Steuersatz. Das ist der entscheidende Unterschied zur Splittungs-Mythologie der Branche.

Warum das wichtig ist. Bei einer 5.000-€-Werbe-Rechnung an eine Werbeagentur sparst du dem Kunden 600 € Umsatzsteuer (12 % Differenz auf 5.000 €), wenn 7 % auf alles greift. Für Kunden ohne Vorsteuerabzug (Privatpersonen, Banken, Versicherungen, Ärzte, Kleinunternehmer) ist das eine echte Ersparnis. Für reguläre B2B-Kunden ein Liquiditätsvorteil. Für dich vor allem: die saubere rechtliche Linie, ohne Splittungs-Akrobatik, die das Finanzamt nicht akzeptiert.

Was auf der Rechnung steht, beginnt im Angebot

Eine Rechnung ist juristisch nur eine Zahlungsaufforderung, kein Vertrag. Was der Kunde schuldet, ergibt sich aus dem, was ihr vorher vereinbart habt, also Angebot und Annahme. Für eine Bewerbungsfoto-Rechnung an eine Privatperson ist das egal. Da läuft alles mündlich, niemand prüft hinterher etwas nach. Bei B2B-Aufträgen sieht es anders aus.

Für den 7-%-Steuersatz brauchst du Belege. Wenn das Finanzamt bei einer Prüfung kommt und du den ermäßigten Steuersatz angesetzt hast, will der Prüfer sehen, dass der Schwerpunkt der Leistung tatsächlich die Rechte-Übertragung war. Das ergibt sich aus Angebot und Vertrag, nicht erst aus der Rechnung. Eine Auftragsbestätigung, die ausdrücklich die Lizenzierung der Bilder benennt und den Verwendungszweck definiert, stützt deine Argumentation. Steht da nur „Fototermin am xy.xy.xxxx", fehlt dir die Grundlage.

Für Nutzungsrechte zählt die Beweislage. Wenn der Kunde später behauptet, die Plakatkampagne sei „mit drin gewesen", entscheidet ein Gericht nach dem, was schriftlich dokumentiert ist. Ein Angebot, das den Umfang sauber aufführt, ist dein stärkstes Beweismittel.

In der Praxis heißt das: Honorar und Nutzungsrechte schon im Angebot getrennt ausweisen, die Annahme schriftlich einholen (eine Mail mit „Auftrag erteilt" reicht) und die Positionen 1:1 in die Rechnung übernehmen.

Nutzungsrechte sauber ausweisen: Wo Templates versagen

Das ist der Punkt, an dem fast alle Standardvorlagen scheitern. Und gleichzeitig der Punkt, an dem du am meisten Geld liegen lässt, wenn du es falsch machst.

Warum Nutzungsrechte explizit auf die Rechnung gehören. Die sogenannte Zweckübertragungslehre nach § 31 Abs. 5 UrhG sagt vereinfacht: Wenn der Umfang der Nutzungsrechte nicht ausdrücklich bezeichnet ist, gilt nur das, was der Vertragszweck zwingend erforderte. Im Klartext, du hast für einen Online-Shop fotografiert und sonst nichts vereinbart, dann hat der Kunde Online-Shop-Rechte. Nichts mehr. Nimmt er die Bilder auf eine Plakatkampagne, ist das im Zweifel eine unerlaubte Nutzung, und du kannst nachlizenzieren.

Klingt nach deinem Vorteil. Ist es nur in der Theorie. Praktisch versinkt jeder Anwaltsstreit ohne klare Rechnungs- oder Vertragsformulierung im Auslegungs-Sumpf, und am Ende stehst du mit einer Nachverhandlung statt einer Nachlizenzierung da. Klare Worte auf der Rechnung sind dein bester Schutz, auf beiden Seiten.

Die drei Modelle: Inkludiert, kompakt separat, detailliert separat

Welches Modell passt, hängt von Auftragstyp, Volumen und Kunde ab.

Modell A, Inkludiert. Nutzungsrechte sind im Honorar enthalten und werden nicht separat ausgewiesen.

• Wann? Kleinere B2C-Aufträge (Familie, Bewerbung, Hochzeit). Da gibt es typischerweise gar keine kommerzielle Rechteübertragung.
• Wie? Ein Vermerk am Ende der Leistungsbeschreibung reicht: „Nutzungsrechte für private, nichtkommerzielle Zwecke (Druck, Galerie, Social Media privat) sind im Honorar enthalten. Eine gewerbliche Nutzung ist nicht abgedeckt."

Modell B: Kompakt separat. Du listest eine eigene Position „Einräumung Nutzungsrechte" mit Pauschalbetrag.

• Wann? Standardisierte B2B-Aufträge mit gut abgrenzbarem Nutzungsumfang (z. B. Business-Porträt für die Unternehmenswebsite).
• Wie? Eigene Position mit klarem Beschreibungstext, räumlich, zeitlich, sachlich. Beispiel: „Einräumung einfacher Nutzungsrechte für Unternehmenswebsite und LinkedIn-Profil, unbefristet, weltweit."

Modell C: Detailliert separat. Mehrere Nutzungsrechte-Positionen, pro Verwendung aufgelistet.

• Wann? Werbe-Shoots mit mehreren parallelen Nutzungen (Print, Online-Display, Social, OOH, Verpackung), unterschiedlichen Laufzeiten oder gestaffelten Reichweiten.
• Wie? Jede Verwendung als eigene Zeile. Macht die Rechnung lang, aber jeder Anteil ist nachverhandelbar. Wenn der Kunde später nur die Online-Nutzung verlängert, weißt du sofort, was zu fakturieren ist.

Was MINDESTENS auf der Rechnung stehen muss

Egal welches Modell, diese vier Dimensionen müssen klar erkennbar sein:

1. Räumlicher Umfang: lokal / national / DACH / Europa / weltweit
2. Zeitlicher Umfang: befristet (z. B. 12 Monate) oder unbefristet („Buyout")
3. Sachlicher Umfang: wo darf das Bild auftauchen? Print, Online, Social, OOH, intern, Verpackung, Werbung, redaktionell …
4. Exklusivität: einfach (du darfst auch anderen lizenzieren) oder ausschließlich (nur der Kunde, du selbst dann auch nur eingeschränkt)

Faustregel: Je breiter der Umfang, desto höher der Multiplikator auf dein Grundhonorar. Wie du das konkret kalkulierst, steht im Artikel Nutzungsrechte für Fotos berechnen.

E-Rechnung-Pflicht ab 2025: Was Fotografen jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Geschäfte. Wichtig: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), beide nach europäischer Norm EN 16931.

PDFs, die du per E-Mail verschickst, gelten seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Sie heißen jetzt „sonstige Rechnungen" und dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Der Stufenplan

B2C bleibt außen vor. Privatkunden (die typische Hochzeitskundschaft, Familienshootings, Bewerbungsfotos) kannst du weiter mit PDF oder Papier bedienen. Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto sind ausgenommen.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Praxis-Unterschied

• XRechnung: reine XML-Datei. Maschinenlesbar, aber für Menschen unleserlich. Standard für Behörden (B2G).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL): hybrides Format. Eine normale PDF, die im Hintergrund die XML-Daten als Anhang trägt. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, der Empfänger-Computer liest die strukturierten Daten. Für die meisten Fotografen die bessere Wahl, weil du auch nicht-technische Kunden bedienen kannst.

Leitweg-ID: Wenn die Rechnung an eine Behörde geht

Wenn du Aufträge für die öffentliche Hand machst, Stadt, Kommune, Bund, Land, brauchst du auf der Rechnung eine Leitweg-ID. Das ist eine numerische Kennung, die das jeweilige Amt dir vor dem Auftrag mitteilt. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung von der Behörden-Plattform abgelehnt. Format: XRechnung ist Pflicht, ZUGFeRD wird nicht überall akzeptiert.

Kleinunternehmer-Spezialregelung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Empfangspflicht nicht ausgenommen. Auch sie müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Eine E-Mail-Inbox reicht technisch für den Empfang aus, aber die Archivierung muss GoBD-konform und unveränderlich sein. Ein Buchhaltungs- oder Faktura-Tool nimmt dir das ab.

Von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV dauerhaft befreit. Sie dürfen weiter „sonstige Rechnungen" (PDF, Papier) ausstellen, auch nach dem 1.1.2028.

Aufbewahrung

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b UStG auf 8 Jahre verkürzt (vorher 10). Für andere Geschäftsunterlagen: Verträge, Bilanzen, Buchungsbelege außerhalb der Rechnungen, bleibt es bei 10 Jahren nach HGB und AO. Wichtig: Die Rechnung muss im Originalformat archiviert werden. Eine empfangene XRechnung als ausgedrucktes PDF aufbewahren reicht nicht.

Beispielrechnung 1: B2B-Werbeshoot an Werbeagentur

Auftrag: Kampagnen-Shoot für eine Werbeagentur, 1 Drehtag, 20 finale Bilder. Verwendung: Print-Anzeigen, Online-Banner, Social Media organisch. Gebiet: Deutschland. Dauer: 24 Monate. Schwerpunkt der Leistung ist die Einräumung der Nutzungsrechte an der Agentur, der Drehtag ist der Anlass dafür. Diese Konstellation ist im UStAE Abschn. 12.7 Abs. 18 ausdrücklich als 7-%-Fall genannt („Werbefotograf an Werbeagentur").

RECHNUNG RE-2026-0042                            Düsseldorf, 18.05.2026

Max Mustermann Photography                       Rechnungsempfänger:
Beispielstraße 12                                 Beispiel Agentur GmbH
40213 Düsseldorf                                  Werbeallee 5
Steuernr. 105/5732/0815                           50667 Köln
USt-IdNr. DE123456789

Leistungszeitraum: 06.–07. Mai 2026

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Pos.  Beschreibung                          Menge   Einzelpr.  Gesamt
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1     Werbefotografische Leistung,           1     1.500,00   1.500,00
      1 Drehtag inkl. Bildbearbeitung,
      20 Motive

2     Einräumung einfacher Nutzungsrechte    1       800,00     800,00
      Verwendung: Print-Anzeigen, Online-
      Banner, Social Media organisch
      Gebiet: Deutschland
      Dauer: 24 Monate ab Lieferung
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Zwischensumme netto                                            2.300,00
USt 7 %                                                          161,00
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Gesamtbetrag                                                   2.461,00 €
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Zahlbar bis 01.06.2026 ohne Abzug auf:
IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90 · BIC ABCDEFGHIJK
Bank Beispielbank Düsseldorf

Eine Erweiterung der Nutzung (OOH, TV, weitere Märkte,
längere Laufzeit) bedarf einer separaten Vereinbarung.

Warum 7 % auf die ganze Rechnung? Honorar und Nutzungsrechte sind zwar als getrennte Positionen ausgewiesen (das macht es für den Kunden transparenter und stützt deine Schwerpunkt-Argumentation), laufen aber unter einem Steuersatz. Eine Splittung 19/7 würde dem UStAE Abschn. 12.7 Abs. 1 Satz 5 widersprechen. Der Schwerpunkt entscheidet, und der liegt hier bei der Rechte-Übertragung.

Wann stattdessen 19 % gelten würden. Wäre dieselbe Konstellation ein Produkt-Shoot für einen Onlineshop, der die Bilder hauptsächlich als Produktdarstellung in seinem Shop nutzt (statt einer markengetriebenen Kampagne mit Anzeigen und Bannern), wäre die Schwerpunkt-Frage offen. Mehrere Finanzämter werten das eher als Produkt-Lieferung mit Lizenz-Nebenleistung, also 19 % auf alles. Wer hier 7 % ansetzen will, sollte eine verbindliche Auskunft im Vorfeld haben oder den Schwerpunkt durch den Vertrag wasserdicht dokumentieren.

Beispielrechnung 2: B2C Hochzeit (Pauschalpaket)

Auftrag: Hochzeitsreportage 10 Stunden, Online-Galerie, USB-Stick.

RECHNUNG RE-2026-0043                            Düsseldorf, 18.05.2026

Max Mustermann Photography                       Rechnungsempfänger:
Beispielstraße 12                                 Sarah & Tim Beispielmann
40213 Düsseldorf                                  Privatweg 9
Steuernr. 105/5732/0815                           40474 Düsseldorf

Leistungsdatum: 10. Mai 2026

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Pos.  Beschreibung                          Menge   Einzelpr.  Gesamt
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1     Hochzeitsreportage "Tagespaket"        1     2.500,00   2.500,00
      • 10 Std. fotografische Begleitung
      • Bildauswahl & -bearbeitung
      • Online-Galerie (12 Monate)
      • USB mit JPEG-Dateien in voll. Aufl.
      USt-Satz: 19 %
      Nutzungsrechte für private, nicht-
      kommerzielle Zwecke (Druck, Print,
      Social Media privat) sind enthalten.
      Eine kommerzielle Verwendung ist
      ausgeschlossen.
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Nettobetrag                                                    2.500,00
USt 19 %                                                         475,00
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Gesamtbetrag                                                   2.975,00 €
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Bereits geleistete Anzahlung (RE-2026-0019, 15.03.2026):       –500,00
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Restbetrag                                                     2.475,00 €

Zahlbar bis 30.05.2026 auf:
IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90

Was hier richtig läuft: Anzahlung wird transparent verrechnet, Original-Rechnungsnummer wird referenziert (GoBD-Anforderung). Nutzungsrechte sind „inkludiert", aber explizit auf private Zwecke begrenzt, damit das Brautpaar nicht plötzlich auf der Website einer Hochzeitslocation auftaucht.

Spezialfälle, an denen Vorlagen versagen

Vier Konstellationen, die in Standard-Mustern entweder fehlen oder falsch behandelt werden.

Muss die KSK auf die Rechnung?

Kurze Antwort: Nein.

Deine KSK-Versicherung ist eine Sache zwischen dir und der KSK. Auf der Rechnung muss dazu nichts stehen, kein Hinweis, keine eigene Position, kein Steuersatz.

Was viele verwechseln: Wenn dein Kunde ein Unternehmen ist (Verlag, Agentur, größere Firma), muss er zusätzlich zu deinem Honorar 5 % an die KSK abführen. Diese Künstlersozialabgabe zahlt er, nicht du, und nicht über deine Rechnung. Du stellst ganz normal dein Honorar in Rechnung, die 5 % laufen bei ihm im Hintergrund mit.

Manche Kollegen schreiben trotzdem einen kurzen Satz dazu, etwa „Honorar abgabepflichtig nach KSVG". Pflicht ist das nicht, und dir selbst bringt es nichts.

Mehr zur KSK, wer reinkommt und was sie kostet, im KSK-Artikel.

Reisekosten, Hotel, Catering: was weiterberechnet werden darf

Hotel, Bahn, Flug, Mietwagen, Catering. Wenn du das im Rahmen eines Auftrags vorstreckst und dem Kunden weiterberechnest, gelten alle Posten umsatzsteuerlich als Nebenleistung zu deiner Hauptleistung. Heißt: Sie laufen mit dem Steuersatz deiner Hauptleistung, nicht mit dem Eingangssteuersatz. Hotelübernachtung mit 7 %, Hauptleistung mit 19 %? Du berechnest weiter mit 19 %. Die Vorsteuer aus dem Hotel-Beleg ziehst du selbst, weil die Rechnung auf deinen Namen läuft.

Alternative durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG: Wenn die Rechnung direkt auf den Endkunden ausgestellt ist und du nur Vermittler bist, läuft der Betrag ohne USt durch. Praktisch selten, weil Hotels und Bahnen meist auf den Buchenden ausstellen.

Achtung Catering-Falle. Catering am Drehort für Models, Visagisten, Stylisten oder freie Crew gilt nach FG Köln (Urteil vom 6.9.2018, Az. 13 K 939/13, rechtskräftig) als geschäftliche Bewirtung und ist nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig, auch wenn der Kunde es dir erstattet. Vorsteuer bleibt zu 100 % abziehbar. Eigene Angestellte sind ausgenommen, bei freien Mitarbeitern beißt der Fiskus durch. Ab 1.1.2026 gilt für Speisen wieder der ermäßigte Satz von 7 %, Getränke bleiben bei 19 %, der Beleg muss aufgeteilt sein.

Reverse-Charge bei Auslands-Kunden

Du fakturierst eine Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland, sagen wir eine Agentur in Wien. Dann gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Der Empfänger schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land, du weist keine USt aus. Auf die Rechnung gehört:

• Die USt-IdNr. deines Kunden (zwingend, vorher per qualifizierter Abfrage über das BZSt prüfen)
• Deine eigene USt-IdNr.
• Der Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)."

Bei Privatkunden im EU-Ausland gilt das nicht, da schreibst du eine ganz normale Rechnung mit deutscher USt. Bei Drittstaaten (Schweiz, UK, USA) je nach Konstellation eigene Welt. Steuerberater fragen, bevor das Finanzamt es für dich klärt. Das macht es nicht freundlich.

Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung

Bei Hochzeiten, Großprojekten oder mehrtägigen Shoots arbeitest du oft mit Anzahlung. Wichtig:

• Anzahlungsrechnung vor Leistungserbringung: Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung, plus Hinweis: „Anzahlung auf XY (Leistung, geplantes Datum)". Die USt wird bereits auf die Anzahlung fällig.
• Schlussrechnung nach Leistungserbringung: Die volle Leistung wird fakturiert, die bereits geleistete Anzahlung wird abgezogen, mit Verweis auf die Original-Rechnungsnummer (siehe Beispielrechnung 2 oben).

Beide Rechnungen müssen aufeinander Bezug nehmen, sonst verbuchst du USt doppelt und das Finanzamt freut sich.

Stornorechnung

Wenn du eine bereits gestellte Rechnung stornieren musst (Auftrag platzt, Doppelfakturierung, Korrektur):

• Eigene Rechnungsnummer für die Stornorechnung, fortlaufend
• Bezug zur Original-Rechnung: „Storno zu RE-2026-0042 vom 16.05.2026"
• Alle Beträge als negative Werte (–1.500,00 € usw.)
• Begründung, kurz und sachlich

Die Original-Rechnung wird nicht gelöscht. Sie bleibt im Buchungssystem, die Stornorechnung neutralisiert sie. GoBD-Pflicht.

Sechs Fehler, die teuer werden

Sechs Sachen, die regelmäßig auf Fotografen-Rechnungen schiefgehen. Drei davon merkst du nie, bis sie weh tun.

1. Nutzungsrechte nicht ausweisen. Die Zweckübertragungslehre nach § 31 Abs. 5 UrhG greift. Du verlierst die Definitionsmacht über den Umfang der Lizenz. Im Streitfall entscheidet ein Gericht, was der „Vertragszweck zwingend erforderte". Das ist immer weniger, als du gemeint hast.

2. Steuersatz-Splittung 7/19 auf einer Rechnung. Die häufigste Halbwahrheit der Branche: „Honorar mit 19 %, Nutzungsrechte mit 7 %, das ist ja sauber getrennt." Das BMF akzeptiert das nicht (UStAE 12.7 Abs. 1 Satz 5). Eine einheitliche Leistung bekommt einen einheitlichen Steuersatz. Welcher Satz gilt, entscheidet der Schwerpunkt der Leistung, nicht die Aufteilung auf der Rechnung. Wer regelmäßig in der Grauzone unterwegs ist, beantragt eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt.

3. Rechnungsnummer-Lücken. Jede Rechnungsnummer einmalig, lückenlos, nachvollziehbar. Wenn das Finanzamt bei einer Prüfung Lücken sieht, geht es auf die Suche nach „verschwundenen" Umsätzen. Eine eigene Nummernkreis-Logik (RE-2026-0001 fortlaufend, Stornos eigene Nummer ST-…) hilft.

4. PDF an B2B-Kunde nach Ende der Übergangsfrist. Ab 1.1.2027 (für > 800.000 € Umsatz) bzw. 1.1.2028 (alle) ist das B2B-Ausstellen einer „sonstigen Rechnung" nicht mehr zulässig. Dein Kunde verliert dann unter Umständen den Vorsteuerabzug. Und das wird er nicht still wegstecken.

5. Stundensatz als einzige Position. Du leitest den Wert deiner Arbeit von einer einzigen Zahl ab, die der Kunde sofort mit „anderen Fotografen" vergleichen kann. Du verschenkst die Möglichkeit, Pakete zu schnüren, Nutzungsrechte separat zu bepreisen und nach Ergebnis statt nach Zeit zu fakturieren. Mehr zur Logik dahinter im Tagessatz-Artikel.

6. „Inklusive aller Rechte" als Pauschalsatz auf der Rechnung. Liest sich erwachsen, ist rechtlich aber genauso schwammig wie gar nichts schreiben. Die Zweckübertragungslehre greift trotzdem, weil „alle Rechte" nicht spezifiziert ist. Konkret werden: Wo, wie lange, wofür, exklusiv ja/nein.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Fotografen-Rechnung enthalten?

Nach § 14 UStG: Name und Anschrift von Fotograf und Kunde, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag mit Steuersatz und Steuerbetrag, sowie vereinbarte Entgeltminderungen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben.

Muss ich Nutzungsrechte separat auf der Rechnung ausweisen?

Gesetzlich verpflichtend ist es nicht, faktisch dringend zu empfehlen. Nach § 31 Abs. 5 UrhG (Zweckübertragungslehre) erhält der Kunde sonst nur die Rechte, die der ursprüngliche Vertragszweck zwingend erforderte. Ein klarer Ausweis schützt beide Seiten und stützt deine Argumentation für den Schwerpunkt der Leistung gegenüber dem Finanzamt.

7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer als Fotograf?

Der Steuersatz richtet sich nach dem Schwerpunkt der einheitlichen Leistung, nicht nach der Aufteilung auf der Rechnung. 7 % gelten, wenn die Rechte-Übertragung im Vordergrund steht (Werbefotograf an Werbeagentur, Fotojournalist an Verlag, Lizenz-Verkauf aus Archiv). 19 % gelten bei Produkt- oder Dienstleistungs-Schwerpunkt (Hochzeit, Portrait, Familie, Pass- und Bewerbungsfotos). Eine Aufsplittung 7/19 auf einer Rechnung akzeptiert das BMF nicht (UStAE 12.7 Abs. 1 Satz 5). In Grauzonen wie B2B-Auftragsproduktion hilft eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt.

Brauche ich als Fotograf eine E-Rechnung-Software ab 2025?

Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1.1.2025, dafür reicht technisch eine E-Mail-Inbox, aber die Archivierung muss GoBD-konform sein. Ausstellen musst du E-Rechnungen ab 1.1.2027 (bei Vorjahresumsatz > 800.000 €) oder ab 1.1.2028 (alle übrigen). Eine Faktura-Software, die XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt, ist ab 2028 für alle B2B-Fakturierungen unverzichtbar.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei, maschinenlesbar, aber für Menschen unleserlich. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybrid: eine normale PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, der Empfänger-Computer liest die Daten automatisch. Für Fotografen mit gemischter Kundschaft (B2B und B2C) ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach § 34a UStDV von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen befreit und dürfen weiter „sonstige Rechnungen" (PDF, Papier) ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können, diese Pflicht gilt seit 1.1.2025 ohne Ausnahme.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 müssen Rechnungen nach § 14b UStG 8 Jahre aufbewahrt werden (vorher 10). Für andere Geschäftsunterlagen wie Verträge, Bilanzen und sonstige Buchungsbelege gelten weiter 10 Jahre nach HGB und AO. E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML, ZUGFeRD-PDF) revisionssicher und unveränderlich archiviert werden.

Muss die KSK-Versicherung auf der Rechnung erwähnt werden?

Nein. Deine KSK-Versicherung ist eine Sache zwischen dir und der KSK. Bei verwerterpflichtigen Auftraggebern fällt für den Kunden die Künstlersozialabgabe an (aktuell 5,0 % auf dein Netto-Honorar), die er an die KSK abführt, das ist seine Pflicht, nicht deine. Ein kurzer Hinweis im Vorgespräch oder Angebot ist üblich, damit der Kunde nicht später erstaunt anruft. Auf der Rechnung selbst hat das nichts verloren.

Rechnung, Kalkulation, Nutzungsrechte: in einem System mit flintery

Keine Standardlösung führt die Foto-spezifischen Anforderungen sauber zusammen. flintery tut es.

• GoBD-konforme Faktura: fortlaufende Nummern, unveränderliche Snapshots ab Versand, revisionssichere Archivierung
• Drei Modi für Nutzungsrechte: inkludiert, kompakt oder detailliert, je nach Auftrag
• Steuersatz frei pro Position: du entscheidest, flintery setzt es sauber um (DACH-Sätze, Reverse-Charge, OSS)
• XRechnung und ZUGFeRD 2.4 (KoSIT-validiert): versandfertig an Konzerne und Behörden, inklusive Leitweg-ID
• DACH-Compliance: DE, AT, CH ab Werk, inklusive Reverse-Charge
• Anzahlung, Schlussrechnung, Storno: als eigene Workflows, ohne Bastelei

Kein Excel-Geflicke. Kein Word-Muster aus 2019, das du jedes Jahr „nur noch schnell" anpasst. Eine Stelle für Rechnung, Kalkulation und Nutzungsrechte. Und gleichzeitig der Blick darauf, was du verdient hast, wann das Geld kommt und wo du im Jahr stehst.

Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten zu Steuersätzen, Reverse-Charge oder vertraglichen Fragestellungen empfiehlt sich der Gang zum Steuerberater oder Fachanwalt.