Projektkalkulation für Fotografen: Der vollständige Guide 2026

Eine Anfrage kommt rein: Produktfotos für einen Online-Shop. 15 Motive, freigestellt, plus Lifestyle-Aufnahmen. Nutzung auf der Website, im Katalog und auf Social Media. DACH-weit, ein Jahr.

Was antwortest du?

Wenn die Antwort eine Zahl ist, die du dir ausgedacht hast, dann lies weiter. Dieser Guide zeigt dir, wie eine vollständige Projektkalkulation aufgebaut ist, welche Posten reingehören und warum Bauchgefühl kein Geschäftsmodell ist.

Inhalt

1. Dein Tagessatz: Das Fundament
2. Die Zeitkalkulation
3. Variable Projektkosten
4. Nutzungsrechte
5. Konditionen
6. Praxisbeispiel
7. B2B vs. B2C vs. UGC
8. Die 7 häufigsten Kalkulationsfehler
9. "Zu teuer" und wie du damit umgehst
10. Dein Angebot: Vom Preis zum Dokument
11. Cashflow
12. Häufige Fragen

Dein Tagessatz: Das Fundament

Bevor du ein einzelnes Projekt kalkulierst, brauchst du eine Zahl, die alles andere trägt: deinen Tagessatz. Nicht "was du gern hättest", sondern was du brauchst, um von deiner Arbeit leben zu können.

Dein Tagessatz deckt drei Dinge ab: deine gesamten Betriebskosten (Versicherungen, Equipment-Abschreibung, Software, Büro, Steuerberater), deinen Lebensunterhalt und einen Gewinn, der Rücklagen und Wachstum ermöglicht. Alles zusammen, geteilt durch die Tage, die du tatsächlich für Kundenprojekte arbeitest.

Und hier liegt der erste Fehler, den viele machen: Sie teilen durch 250 Arbeitstage. In Wirklichkeit sind es deutlich weniger. Von 365 Tagen im Jahr ziehst du Wochenenden ab, Urlaub, Krankheitstage, Feiertage. Dann die Tage, an denen du nicht für Kundschaft arbeitest, sondern für dich: Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung, Social Media, Angebote schreiben. Was übrig bleibt, sind typischerweise 100 bis 150 fakturierbare Tage.

Diesen Unterschied zu kennen, ist entscheidend. Wer mit 250 Tagen rechnet, kalkuliert rund 30 Prozent zu niedrig. Bei jedem einzelnen Projekt.

Tagessatz-Rechner: Dein Mindest-Tagessatz

So berechnest du, was du pro Tag mindestens verdienen musst. Nimm dir zehn Minuten, öffne deine Kontoauszüge und rechne mit echten Zahlen, nicht mit Schätzungen.

Schritt 1: Deine jährlichen Betriebskosten zusammenrechnen

Hier gehört alles rein, was du für dein Geschäft zahlst, auch wenn es sich nicht nach "Kosten" anfühlt: Berufshaftpflicht und Equipment-Versicherung. Krankenversicherung (als Selbstständiger schnell 400 bis 800 € im Monat). KSK-Beiträge, falls du Mitglied bist. Equipment-Abschreibung (eine 4.200-€-Kamera, die du laut AfA-Tabelle über 7 Jahre abschreiben musst, kostet dich rechnerisch 50 € im Monat, auch wenn sie schon bezahlt ist). Software: Lightroom, Photoshop, Capture One, Cloud-Speicher, Buchhaltung, Website-Hosting. KI-Tools: Bildauswahl, Retusche, Hintergrundentfernung. Die Abos summieren sich. Büro oder Studioanteil, Strom, Internet. Weiterbildung: Workshops, Kurse, Fachliteratur. Steuerberater.

Schritt 2: Dein gewünschtes Nettogehalt hinzufügen

Was du zum Leben brauchst, nach Steuern. Miete, Lebensmittel, Mobilität, Freizeit. Alles, was du als Angestellter als "Netto" auf dem Konto hättest.

Schritt 3: Steuern und Sozialabgaben hinzurechnen

Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer. Als Selbstständiger zahlst du das selbst. Es wird dir nicht automatisch abgezogen.

Schritt 4: Rücklagen einplanen

Mindestens 10 Prozent der bisherigen Summe. Für Investitionen (neues Equipment), Ausfälle (Krankheit, Auftragsflauten) und unvorhergesehene Kosten.

Schritt 5: Durch produktive Tage teilen

Mindest-Tagessatz = Gesamtkosten pro Jahr ÷ produktive Tage

Beispielrechnung:

Bei 120 fakturierbaren Tagen: 90.200 € ÷ 120 ≈ 752 € Mindest-Tagessatz

Das ist das absolute Minimum: Existenzsicherung ohne Wachstum. Für Kreative mit einigen Jahren Berufserfahrung im DACH-Raum liegt ein realistischer Tagessatz deutlich darüber. Die Betriebskosten steigen mit professionellerem Equipment, größerem Studio und wachsendem Team.

Wie du deinen individuellen Tagessatz Schritt für Schritt berechnest, welche Kosten die meisten vergessen und wie die aktuellen Marktdaten im DACH-Raum aussehen, erklärt der ausführliche Artikel Tagessatz als Fotograf berechnen.

Die Zeitkalkulation: Wie viel Arbeit steckt wirklich drin?

Wenn dein Tagessatz steht, ist der nächste Schritt die ehrliche Frage: Wie viel Zeit braucht dieses Projekt?

Hier wird systematisch unterschätzt. Nicht aus Dummheit, sondern weil die unsichtbare Arbeit unsichtbar bleibt. Auch für dich selbst.

Was in die Zeitkalkulation gehört:

Vorbereitung und Konzeption: Briefing-Gespräch, Moodboard, Locationsuche, Requisitenbeschaffung, technische Planung. Je nach Projekt mehrere Stunden bis ein ganzer Tag.

Das Shooting selbst: Inklusive Auf- und Abbau, Umbauten zwischen Sets, Wartezeiten, Pausen. Ein "halber Shooting-Tag" ist in der Realität fast immer ein ganzer.

Nachbearbeitung: Bildauswahl, Farbkorrektur, Retusche, Freisteller, Export in verschiedenen Formaten. Bei Produktmotiven mit Freisteller kannst du pro Bild mit 15 bis 45 Minuten rechnen, abhängig von Komplexität und Einsatz von KI-Tools.

Kundenkommunikation und Verwaltung: Angebotserstellung, E-Mails, Abstimmungsrunden, Rechnungsstellung, Dateienübergabe.

Aus den Gesamtstunden errechnet sich dann das Honorar:

Honorar = Stunden × Stundensatz

Wobei der Stundensatz sich aus dem Tagessatz ableitet: Tagessatz geteilt durch 8 Stunden.

Variable Projektkosten: Was das Shooting kostet

Neben dem Honorar für deine Arbeitszeit gibt es Kosten, die direkt mit dem Projekt zusammenhängen. Sie unterscheiden sich von Auftrag zu Auftrag und werden separat kalkuliert.

Typische Posten:

• Studiomiete oder Locationgebühr
• Requisiten und Styling-Material
• Fotoassistenz oder Team (Stylistin, Make-up, Models)
• Anfahrt und Reisekosten
• Spezialequipment (Miet-Objektive, Lichtformer, Hintergrundsystem)
• Sonstige Kosten (Catering, Genehmigungen, Versand)

Variable Kosten werden 1:1 an den Auftraggeber weitergegeben. Du machst damit keinen Gewinn, aber du darfst auch keinen Verlust machen. Trotzdem "schlucken" viele Kreative kleine Posten, weil sie den Gesamtpreis nicht erhöhen wollen. Über ein Jahr summiert sich das schnell auf mehrere tausend Euro, die direkt vom Gewinn abgehen.

Nutzungsrechte: Der Posten, der den Unterschied macht

Hier wird es für viele unbequem. Und gleichzeitig lukrativ. Nutzungsrechte sind der Bereich, in dem das meiste Geld liegen bleibt, weil er entweder gar nicht berechnet oder pauschal "im Preis inbegriffen" verschenkt wird.

Das Prinzip: Du verkaufst nicht deine Bilder. Du verkaufst das Recht, sie zu nutzen. Und dieses Recht hat unterschiedlichen Wert, je nachdem wie, wo und wie lange die Bilder eingesetzt werden.

Vier Faktoren bestimmen den Nutzungswert:

Die Nutzungsart: einfach (der Auftraggeber darf die Bilder nutzen, du auch weiterhin) oder ausschließlich (nur der Auftraggeber darf nutzen). Ausschließliche Nutzung ist deutlich mehr wert.

Das Nutzungsgebiet: regional, national, europaweit oder weltweit. Ein Bild auf einer lokalen Website hat einen anderen Wert als eines in einer europaweiten Kampagne.

Die Nutzungsdauer: 1 Jahr, 5 Jahre, 10 Jahre oder unbegrenzt (Buyout). Zeitlich begrenzte Lizenzen sind für dich oft sinnvoller, weil nach Ablauf nachlizenziert werden kann.

Der Nutzungsumfang: Wie breit werden die Bilder eingesetzt? Nur digital? Auch Print? Großflächig? Je umfangreicher, desto höher der Wert.

Aus diesen vier Parametern ergibt sich ein Faktor, der auf dein Honorar gerechnet wird. Bei einem typischen kommerziellen Projekt kann der Nutzungsrechte-Anteil das Honorar leicht verdoppeln oder verdreifachen.

Mehr dazu im Detail? Nutzungsrechte für Fotos berechnen: Buyout, Faktorlogik und was du wirklich verlangen kannst

Rechenbeispiel:

Ein Honorar von 2.400 €. Nutzung: ausschließlich (1,0) + europaweit (1,0) + 5 Jahre (0,3) + großer Umfang (0,7).

Faktor = 1,0 + 1,0 + 0,3 + 0,7 = 3,0
Nutzungsrechte = 2.400 € × 3,0 = 7.200 €

Das ist kein Fantasie-Aufschlag. Das ist der Marktwert, den professionelle Bildnutzung im kommerziellen Bereich hat. Und das im Kopf oder in einer Excel-Tabelle zusammenzurechnen, ist fehleranfällig. Tools wie flintery setzen die passenden Faktoren automatisch, basierend auf deinen Angaben zu Nutzungsart, Gebiet, Dauer und Umfang.

Konditionen: MwSt, Anzahlung, Zahlungsziel

Der letzte Baustein vor dem Angebot: die Konditionen. Sie klingen nach Verwaltung, sind aber geschäftskritisch.

Umsatzsteuer: Als Fotograf in der Regel 19 Prozent. Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen keine MwSt in Rechnung. Seit 2025 liegt die Grenze bei 25.000 € Vorjahres-Nettoumsatz, plus einer neuen Echtzeit-Obergrenze von 100.000 € im laufenden Jahr.

Anzahlung: Mindestens 30 bis 50 Prozent vor Projektstart. Im B2C-Bereich (Hochzeiten, Portraits) mittlerweile Standard. Im B2B-Bereich nicht immer einfach durchzusetzen, aber es lohnt sich: Ohne Anzahlung trägst du das gesamte Vorleistungsrisiko allein.

Zahlungsziel: Üblich sind 14 bis 30 Tage nach Rechnungsstellung. In der Praxis zahlst du Projektkosten (Studio, Assistenz, Requisiten) aus eigener Tasche vor und wartest Wochen auf den Geldeingang. Zwischen Projektstart und Zahlung vergehen ohne Anzahlung leicht 8 bis 12 Wochen.

Praxisbeispiel: Ein Projekt komplett durchkalkuliert

Zurück zur Anfrage vom Anfang. 15 Produktmotive für einen Online-Shop, freigestellt, plus Lifestyle. B2B-Kunde. Nutzung: Website, Katalog, Social Media. DACH-Raum, 1 Jahr, nicht-exklusiv.

Angenommen, du hast einen Tagessatz von 960 € (Stundensatz: 120 €).

Schritt 1: Zeitkalkulation und Honorar

Honorar: 28 × 120 € = 3.360 €

Schritt 2: Variable Projektkosten

Schritt 3: Nutzungsrechte

Nutzung: einfach (nicht-exklusiv), DACH (national), 1 Jahr, mittlerer Umfang.

Nutzungsrechte: 3.360 € × 0,9 = 3.024 €

Schritt 4: Zusammenfassung

Vergleich das mit der Zahl, die du aus dem Bauch heraus genannt hättest. Die meisten Fotografen landen bei der Hälfte oder weniger, weil Nutzungsrechte entweder komplett fehlen oder auf ein paar hundert Euro geschätzt werden.

Was passiert, wenn sich die Nutzung ändert?

Stell dir vor, derselbe Auftraggeber will nach einem Jahr die Bilder auch für Google Ads und eine Printkampagne nutzen. Europaweit, exklusiv. Dann ändern sich die Nutzungsrechte-Parameter massiv: ausschließlich (1,0) statt einfach (0,2), europaweit (1,0) statt national (0,3), großer Umfang (0,7) statt mittel (0,3). Der Faktor springt von 0,9 auf 2,8. Allein die Nutzungsrechte wären dann 3.360 € × 2,8 = 9.408 € statt der ursprünglichen 3.024 €.

Das zeigt, warum Nutzungsrechte so wichtig sind: Dasselbe Bildmaterial, derselbe Shooting-Aufwand, aber der Wert für den Auftraggeber vervielfacht sich. Und genau das sollte sich im Preis widerspiegeln.

Wenn du die Nutzung von Anfang an zeitlich begrenzt lizenzierst, schaffst du dir die Möglichkeit für solche Nachlizenzierungen. Wiederkehrende Einnahmen ohne zusätzliche Arbeit.

B2B vs. B2C vs. UGC: Verschiedene Welten, eine Struktur

Die Grundstruktur bleibt gleich: Honorar + Projektkosten + Konditionen. Der große Unterschied liegt in den Nutzungsrechten.

B2B: Nutzungsrechte sind zentral

Wenn ein Unternehmen dich bucht, nutzt es deine Bilder kommerziell: auf Websites, in Kampagnen, auf Verpackungen. Der Wert dieser Nutzung hängt von Reichweite, Dauer und Exklusivität ab. Nutzungsrechte machen bei B2B-Projekten häufig 30 bis 50 Prozent des Gesamtpreises aus, manchmal mehr.

Zeitlich begrenzte Lizenzen sind hier nicht nur üblich, sondern wirtschaftlich sinnvoll: Wenn der Auftraggeber nach Ablauf die Bilder weiternutzen will, wird nachlizenziert. So entstehen wiederkehrende Einnahmen, ohne dass neu fotografiert werden muss.

Hinweis zur Künstlersozialkasse: B2B-Auftraggeber müssen auf dein Nettohonorar die Künstlersozialabgabe (2026: 4,9 Prozent) abführen. Das ist die gesetzliche Pflicht des Auftraggebers, nicht deine. Du musst sie weder auf deiner Rechnung ausweisen noch einkalkulieren. Sie hat mit deinem Preis nichts zu tun.

B2C: Pakete und klare Preise

Bei Privatpersonen (Hochzeit, Familienfotos, Portraits) spielen Nutzungsrechte eine untergeordnete Rolle, weil die Bilder privat genutzt werden. Stattdessen stehen Paketpreise im Vordergrund: "Was bekomme ich, und was kostet es?"

Die Kalkulation dahinter ist dieselbe: Honorar + Projektkosten + Konditionen. Nur die Kommunikation ändert sich. Nach außen steht ein klarer Paketpreis, nach innen eine detaillierte Rechnung. Statt Nutzungsrechten gibt es im B2C-Bereich Produkt-Upsells: Fotoalben, Prints, Fine-Art-Wandbilder, digitale Galerien.

Agentur als Auftraggeber

Wenn eine Agentur bucht, gibt es eine Besonderheit: Oft verhandelt die Agentur die Nutzungsrechte separat mit ihrem Endkunden. Manche Agenturen versuchen, Nutzungsrechte in das Honorar zu "integrieren", dich also pauschal zu buchen und die Bilder dann für alles zu verwenden. Wenn das passiert, verschenkst du den wertvollsten Teil deiner Arbeit. Klare Verträge sind hier Pflicht.

UGC: Eigene Regeln, eigene Kalkulation

User Generated Content ist ein wachsendes Segment mit einer völlig anderen Preislogik. Statt Tagessatz und Nutzungsrechte-Faktoren geht es hier um Pauschalen pro Video oder Hook-Variation, mit separaten Aufschlägen für Paid Ads, Whitelisting und Buyout. UGC-Kreative kalkulieren nach Output (Anzahl Videos, Anzahl Hooks), nicht nach Arbeitszeit. Das erfordert einen eigenen Kalkulationsansatz, den flintery in einem dedizierten UGC-Modus abbildet.

Wenn du primär Videoproduktionen kalkulierst, findest du im Artikel Videoproduktion kalkulieren: Alle Kosten im Überblick eine spezifische Anleitung für die phasenbasierte Video-Kalkulation — mit interaktivem Kalkulator für deine eigenen Zahlen.

Die 7 häufigsten Kalkulationsfehler

1. Nachbearbeitung nicht einkalkuliert

"Das Shooting dauert einen halben Tag." Stimmt. Aber die Nachbearbeitung dauert oft das Doppelte bis Dreifache der Shooting-Zeit. Wer nur den Tag am Set bepreist, verschenkt den größten Teil seiner Arbeitszeit.

2. Nutzungsrechte verschenken

"Alle Rechte inklusive." Dieser Satz kostet Fotografen im DACH-Raum jedes Jahr enorme Summen. Nutzungsrechte sind ein eigenständiger Wert, der bei kommerziellen Projekten das Honorar übertreffen kann.

3. Den Tagessatz zu niedrig ansetzen

Wer den Tagessatz ausrechnet, ohne alle Betriebskosten einzubeziehen, arbeitet unter dem Existenzminimum. Software-Abos, Versicherungen, Equipment-Abschreibung, KI-Tools: Die "unsichtbaren" Kosten summieren sich auf mehrere hundert Euro im Monat.

4. Zu viele produktive Tage annehmen

365 minus Wochenenden, Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung, Weiterbildung. Übrig bleiben 100 bis 150 fakturierbare Tage. Wer mit 250 rechnet, kalkuliert rund ein Drittel zu niedrig.

5. Variable Kosten "schlucken"

Einzeln wirken sie klein. Über ein Jahr summieren sich nicht berechnete Posten schnell. Das ist Geld, das direkt vom Gewinn abgeht.

6. Keine Anzahlung vereinbaren

Ohne Anzahlung trägst du das gesamte finanzielle Risiko. Du bezahlst Studio, Assistenz und Material aus eigener Tasche und hoffst, dass in sechs bis acht Wochen gezahlt wird.

7. Preise nach Bauchgefühl

Der größte Fehler von allen. Bauchgefühl ist nicht reproduzierbar, nicht nachvollziehbar und nicht verhandlungsfest. Eine Kalkulation gibt dir eine Zahl, die du begründen kannst. Dem Auftraggeber gegenüber und dir selbst.

"Zu teuer" und wie du damit umgehst

Du hast sauber kalkuliert, ein fundiertes Angebot geschrieben, und die Antwort lautet: "Das ist mir zu teuer."

Bevor du den Preis senkst: Dieser Satz bedeutet fast nie "Ich kann es mir nicht leisten." Er bedeutet meistens eines von drei Dingen.

"Ich verstehe nicht, wofür ich bezahle." Nicht den Preis senken, sondern den Wert erklären. Ein Angebot, das nur eine Zahl enthält, wirkt immer teurer als eines, das den konkreten Nutzen beschreibt.

"Ich habe ein günstigeres Angebot." Nachfragen, was das andere Angebot enthält. Meistens fehlen dort Nutzungsrechte, professionelle Nachbearbeitung oder beides. Nicht jeder Vergleich ist ein fairer Vergleich.

"Mein Budget ist kleiner." Den Umfang anpassen, nicht den Preis. Weniger Motive, kürzere Lizenzlaufzeit, kleineres Nutzungsgebiet. So bleibt dein Tagessatz intakt und der Auftraggeber bekommt etwas, das ins Budget passt.

Was du niemals tun solltest: Deinen Tagessatz senken, um einen einzelnen Auftrag zu bekommen. Dein Tagessatz ist die Grundlage deiner Existenz. Jedes Mal, wenn du ihn unterbietest, senkst du den Maßstab für alle zukünftigen Projekte.

Dein Angebot: Vom Preis zum Dokument

Die Kalkulation ist dein internes Werkzeug. Das Angebot ist das, was der Auftraggeber sieht. Die beiden sollten nicht identisch sein.

Was ins Angebot gehört:

Eine klare Leistungsbeschreibung: Wie viele Motive, welcher Stil, in welchen Formaten? Je konkreter, desto weniger Diskussion hinterher.

Der Preis als Paket: "15 Produktmotive inkl. Freisteller und Lifestyle-Aufnahmen, Nutzung Website + Katalog + Social Media, DACH-Raum, 1 Jahr: 7.329 € netto." Keine Stundenaufschlüsselung. Der Auftraggeber kauft ein Ergebnis, keinen Zeitaufwand.

Nutzungsrechte klar definiert: Welche Nutzungsart, welches Gebiet, welche Laufzeit. Was passiert nach Ablauf? Was ist nicht enthalten?

Konditionen: Anzahlung, Zahlungsziel, MwSt-Satz, Gültigkeitsdauer (14 bis 30 Tage).

Was NICHT ins Angebot gehört:

Deine interne Kalkulation. Dein Tagessatz, deine Stundenberechnung, deine variablen Kosten im Detail. Das sind Betriebsgeheimnisse. Im B2B-Bereich kann es vorkommen, dass eine Aufschlüsselung verlangt wird. In dem Fall: Leistungsbereiche (Shooting, Nachbearbeitung, Nutzungsrechte) benennen, aber keine Stundensätze offenlegen.

Checkliste: Vor dem nächsten Angebot

Bevor du das nächste Angebot rausschickst, geh diese Punkte durch:

Tagessatz: Deckt er alle Betriebskosten, deinen Lebensunterhalt und Rücklagen ab? Hast du mit realistischen fakturierbaren Tagen (100 bis 150) gerechnet?

Zeitkalkulation: Ist die gesamte Arbeitszeit erfasst? Vorbereitung, Shooting, Nachbearbeitung, Verwaltung. Nicht nur der Tag am Set?

Variable Kosten: Sind alle Projektkosten erfasst? Studio, Anfahrt, Equipment, Requisiten, Team? Auch die kleinen Posten?

Nutzungsrechte: Sind Nutzungsart, Gebiet, Dauer und Umfang definiert und bepreist? Oder verschenkst du sie "im Preis inbegriffen"?

Konditionen: Hast du eine Anzahlung vereinbart? Ist das Zahlungsziel realistisch? Stimmt der MwSt-Satz?

Wenn du bei allen Punkten mit Ja antworten kannst, hast du ein fundiertes Angebot. Wenn nicht, lohnt es sich, noch einmal nachzurechnen. Bevor du dich auf einen Preis festlegst, von dem du nicht leben kannst.

Cashflow: Wann kommt das Geld wirklich?

Die Kalkulation kann perfekt sein. Wenn das Geld nicht fließt, hast du trotzdem ein Problem.

Das typische Muster: Du zahlst Studiomiete, Assistenz und Requisiten aus eigener Tasche. Das Shooting findet statt. Du lieferst die Bilder. Du stellst die Rechnung. Zahlungsziel: 30 Tage. Tatsächliche Zahlung: oft 45 bis 60 Tage, manchmal länger.

Zwischen Projektstart und Geldeingang vergehen ohne Anzahlung leicht 8 bis 12 Wochen. In dieser Zeit bist du im Minus, obwohl du einen profitablen Auftrag abgeschlossen hast.

Drei Maßnahmen, die sofort helfen: Erstens, Anzahlungen als Standard etablieren, nicht als Ausnahme. Bei Projekten über 2.000 € netto: 50 Prozent vor Projektstart, 50 Prozent nach Lieferung. Zweitens, eine Zahlungsverzögerung von 30 Tagen als Normalfall einplanen, nicht als Worst Case. Drittens, einen Puffer von mindestens zwei Monatskosten auf dem Konto halten. Das klingt viel, ist aber die Grenze, ab der du aufhörst, aus finanzieller Panik heraus zu handeln. Und keine Aufträge mehr annimmst, nur weil du das Geld brauchst.

Wie du ein vollständiges Finanzsystem aufbaust — Kontenmodell, Rücklagen, Steuerplanung, Finanzroutine — zeigt der Finanzmanagement-Guide für Fotografen und Videografen.

Fragen zur Kalkulation? Schreib uns an hello@flintery.com. Wir antworten persönlich.

Häufige Fragen zur Projektkalkulation

Was kostet ein Fotograf pro Stunde?

Das hängt von Erfahrung, Standort und Spezialisierung ab. Der Stundensatz leitet sich vom Tagessatz ab (Tagessatz ÷ 8). Wichtig: Der Stundensatz allein sagt wenig aus, weil er nur einen Teil der Kalkulation abbildet. Nutzungsrechte und Projektkosten kommen immer dazu.

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Fotograf?

Alle jährlichen Kosten zusammenrechnen (Betrieb + Lebensunterhalt + Steuern + Rücklagen), durch fakturierbare Tage teilen (100 bis 150, nicht 250), durch 8 Stunden teilen. Das ergibt deinen Mindeststundensatz. Mehr dazu in der Tagessatz-Rechner-Sektion oben.

Was gehört in ein Angebot für Fotografie?

Leistungsbeschreibung (Motive, Stil, Formate), Paketpreis (nicht stundenweise), Nutzungsrechte (Art, Gebiet, Dauer, Umfang), Konditionen (MwSt, Anzahlung, Zahlungsziel, Gültigkeitsdauer). Was nicht reingehört: deine interne Stundenaufschlüsselung.

Was sind Nutzungsrechte und warum kosten sie extra?

Nutzungsrechte regeln, wie, wo und wie lange deine Bilder verwendet werden dürfen. Sie kosten extra, weil der Auftraggeber mit deinen Bildern Wertschöpfung betreibt: auf Websites, in Kampagnen, auf Verpackungen. Je breiter die Nutzung, desto höher der Wert. Bei kommerziellen Projekten machen Nutzungsrechte häufig 30 bis 50 Prozent des Gesamtpreises aus.

Muss ich als Fotograf 19% oder 7% MwSt berechnen?

In der Regel 19 Prozent. Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG (seit 2025: bis 25.000 € Vorjahresumsatz) stellen gar keine MwSt in Rechnung. Für die reine Einräumung von Nutzungsrechten kann theoretisch der ermäßigte Satz von 7 Prozent gelten. In der Praxis behandelt das Finanzamt Auftragsfotografie mit Rechteübertragung aber fast immer als einheitliche Leistung mit 19 Prozent. Wer ohne steuerliche Absicherung splittet, riskiert Nachzahlungen bei der Betriebsprüfung. Klär das mit deinem Steuerberater, bevor du 7 Prozent auf Rechnungen schreibst.

Wie kalkuliere ich als Anfänger?

Genauso wie alle anderen, mit der vollständigen Formel: Tagessatz + Projektkosten + Nutzungsrechte + Konditionen. Dein Tagessatz mag als Anfänger niedriger sein, aber die Struktur ist identisch. Der Fehler, den Anfänger machen, ist nicht ein zu niedriger Tagessatz, sondern das Weglassen ganzer Kalkulationsbestandteile.

Was ist ein Buyout?

Ein Buyout ist die zeitlich und räumlich unbegrenzte, exklusive Übertragung aller Nutzungsrechte. Der Auftraggeber darf die Bilder für immer, überall und für alles verwenden. Das ist die teuerste Form der Lizenzierung und sollte auch so bepreist werden.